Gugus Kendali Mutu (GKM)

2.1 Definisi Gugus Kendali Mutu (GKM)
Gugus Kendali Mutu atau Quality Control Circle (QCC) adalah kelompok kecil yang terdiri dari 4 - 10 orang dari lingkup kerja yang sama, dengan sukarela melakukan kegiatan kontrol dengan improvement secara berkesinambungan dengan menggunakan teknik-teknik pengendalian mutu.
Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam penerapan GKM
• Terdiri dari kelompok kecil (5 – 10 orang)
• Melakukan kontrol dengan improvement
• Dari lingkup kerja yang sama
• Berkesinambungan
• Partisipasi setiap anggota
• Pengembangan diri dan bersama
• Memakai teknik-teknik pengedalian mutu
• Merupakan bagian-bagian dari TQC
2.2 Tujuan GKM
1. Menggali dan mengembangkan kemampuan para staf perindividu
2. Menciptakan suasana kerja secara kekeluargaan yang harmonis
3. Meningkatkan mutu kerja dan hasil kerja
4. Meningkatkan rasa tanggung jawab seluruh staf untuk maju dan
berkembang.
5. Memberi kesempatan kepada staf –staf untuk maju dan berkembang
6. Menciptakan hubungan yang harmonis dan dinamis antara pimpinan
dengan para stafnya
7. Meningkatkan kemampuan dalam memecahkan masalah
8. Menampung dan menyalurkan saran-saran positif dari seluruh staf dan
pegawai puskesmas.

2.3 Manfaat GKM
2.3.1 Bagi Staf puskesmas :
• Kesempatan untuk meningkatkan kemampuan pribadi.
• Kesempatan untuk menemukan dan memecahkan masalah yang belum
mendapat perhatian orang lain.
• Latihan menganalisis masalah dengan mempergunakan metode-metode statistik yang praktis.
• Lebih memahami teknik-teknik pengendalian kualitas.
• Mendorong peningkatan kreativitas.
2.3.2 Bagi puskesmas :
• Sarana untuk meningkatkan produktivitas.
• Kualitas hasil kerja pelayanan dan jasa menjadi lebih baik.
• Membangkitkan semangat dan mengembangkan rasa memiliki, bertanggung jawab dan selalu mawas diri dari seluruh karyawan puskesmas.
• Mengurangi kesalahan serta memperbaiki mutu.
Tiga ciri dalam melaksanakan GKM
• Partisipasi
Yaitu keterlibatan dari seluruh karyawan yang ada dari tingkat pimpinan paling atas sampai pada karyawan pelaksana dalam melalukan perbaikan mutu yang dilakukan secara berkerjasama. Jika partisipasi total sudah dilaksanakan, berarti komitmen sudah diwujudkan. Yang dimaksud komitmen adalah, adanya dukungan dan keterlibatan pimpinan dan karyawan yang konsisten
• Menggunakan statistic
Metode Statistik yang diperlukan sangat sederhana dan mudah dipelajari. Statistik menjadi penting dalam penerapan GKM karena setiap orang harus berbicara dengan fakta dan data sehingga mudah untuk bertanggung jawab dari setiap pengendalian, dengan tidak dengan perkiraan atau kemungkinan- kemungkinan. Ini dimaksudkan agar analisa semakin tajam dan memudahkan melalukan evaluasi.
• Pengendalian PDCA
Yang dimaksud pengendalian adalah memutar roda PDCA. Hasil yang baik adalah karena perencanaan yang baik. Tidak ada hasil yang baik tanpa perencanaan. Banyak perusahaan yang tetap bertahan ( survive ) dan mempunyai daya saing mulai dengan budaya PDCA ini
P = Plan , rencanakan.
D = Do , kerjakan sesuai rencana.
C = Check , periksa hasilnya.
A = Action, tindakan.
Didalam system manjemen TQC, masalah adalah sesuatu yang kita terima, kita proses dan kita hasilkan, yang masing- masing mempunyai tingkat ukuran, atau yang disebut mutu. Dengan demikian pengertian masalah adalah, mutu dari seluruh bidang kegiatan.
Penilaian terhadap mutu biasanya dilakukan hanya setelah orang melihat hasil akhir yang dicapai, sehingga perhatian yang dicurahkan untuk mencapai penilaian yang baik hanya pada kegiatan akhir. Akibatnya, tindakan yang dilakukan untuk mengendalikan masalah yang timbul adalah merupakan perbaikan, bukan pencegahan.
Tindakan pencegahan sebenarnya dapat dilakukan apabila kita mengenal masalah, yang didalam TQC dibagi dalam beberapa bidang, yang disebut thema mutu, yaitu;
 Mutu Pelayanan ( service )
 Mutu Biaya ( Cost )
 Mutu Keselamatan / Mutu Kesehatan ( Safety )
 Mutu Moral ( Morale )
2.4 Struktur Organisasi GKM
1. Fasilitator
- Memberi pelatihan kepada pimpinan dan anggota GKM
- Koordinator GKM
- Mediator antara GKM dengan pucuk pimpinan Perushaan
2. Pimpinan(Leader) GKM
- Memimpin secara aktif
- Mendorong para kariawan agar aktif
- mengelola jalannya kerja
- Bertanggung jawab terhadap kegiatan GKM
- Bersama fasilitator memberikan pelatihan kepada anggota GKM
3. Advisor
Orang yang dilibatkan sebagai narasumber karena keahliannya (expert)
4. Thema Leader
Pemimpin circle dengan tema yang sedang berjalan
5. Notulen
Dokumentasi setiap pertemuan
6. Anggota GKM
Adalah para staf puskesmas
2.5 Delapan Langkah Perbaikan Mutu
Plan 1. Mencari masalah
2. Menganalisa data
3. Mencari penyebab masalah
4. Membuat rencana perbaikan
5. Melaksanakan perbaikan
( Do ) 6. Memeriksa hasil perbaikan
(Check) 7. Standarisasi
(Action)8. Menetapkan rencana berikutnya
2.5.1 Mencari masalah
Amati semua masalah yang ada, yaitu segala sesuatu yang tidak memenuhi persyaratan yang telah ditentukan Dari semua masalah ini, pilih satu yang paling besar dampaknya kepada keseluruhan proses.
1. Adakah sesuatu yang menimbulkan kesulitan bagi para pasien
2. Adakah sesuatu pekerjaan atau operasi yang sulit atau susah dikerjakan.
3. Adakah sesuatu yang membahayakan.
4. Adakah sesuatu yang sia-sia.
o Alat bantu yang mungkin digunakan:
1. Brainstrorming
2. Teknik Menemukan Masalah
3. Flowchart
4. Parameter
5. Parameter kritis
2.5.2 Menganalisa data
Berdasarkan masalah terpilih, kumpulakan data dan lakukan analisa.
o Alat bantu yang mungkin digunakan:
1. Lembar Data
2. Stratifikasi
3. Diagram Pareto
4. Grafik
5. Histogram
6. Diagram Tebar/Pencar
2.5.3 Mencari penyebab masalah
1. Rencana perbaikan harus SMART :
(Specific, Measureable, Achievable, Realistic, Timelines).
2. Tentukan target yang ingin dicapai.
3. Gunakan tabel 5W + 1H.
(Why, What, Where, When, How, dan Who).
4. Minta persetujuan atasan.
Beritahu bagian-bagian lain yang terkait.
5. Menemukan akar permasalahan/memahami permasalahan.
6. Memahami kondisi-kondisi yang tidak baik atau penyimpangan yang ada di tempat terjadinya masalah.
2.5.4 Analisa sebab akibat dan target
Buat analisa sebab akibat, dengan memasukkan segala sesuatu yang mungkin menjadi penyebab dari masalah yang telah terpilih dari segala sebab-sebab yang mungkin, pilih beberapa yang pengaruhnya besar kepada masalah yang dibahas.
1. Analisa faktor yang berkaitan dengan akar permasalahan.
2. Persempit penyebab dengan bertanya “mengapa” berulang-ulang (prinsip 5 why), tapi bila 5 why tidak terurai/buntu jangan diteruskan nanti akan mengada-ada.
3. Menguji logika, setelah selesai dibuat uji kembali hubungan sebab akibatnya.
4. Alat bantu yang mungkin digunakan:
a. Diagram Sebab Akibat (Diagram Ishikawa).
b. Lembar Data.
c. Grafik .
d. Brainstorming.
e. Diagram Alir.
2.5.5 Merencankan penanggulangan
1. Kumpulkan ide alternatif penanggulangan dari anggota circle.
2. Evaluasi alternatif penanggulangan.
3. Susun rencana pananggulangan dalam bentuk tabel, perjelas rencana dengan merinci 5W + 1H :
What = apa alternatif perbaikannya.
Why = mengapa itu dilakukan.
Where = dimana dilaksanakannya.
When = kapan akan dilaksanakan.
Who = siapa penanggung jawabnya.
How = bagaimana cara memperbaikinya.
4. Akan lebih baik bila ditambah How much = berapa biayanya.
2.5.6 Melaksanakan Penanggulangan
Yang perlu diperhatikan :
1. Lakukan penanggulangan sesuai rencana.
2. Setiap anggota circle harus berpatisipasi aktif.
3. Kumpulkan data dan cacat penyimpangan yang terjadi selama melaksanakan penanggulangan.
4. Bila ditengah pelaksanaan ada ide yang lebih baik dari yang sudah direncanakan, diskusikan pada waktu meeting.
2.5.7 Evaluasi hasil
Aktivitas yang dilakukan :
1. Periksa hasil dengan menggunakan tolak ukur yang sama.
2. Bandingkan hasil yang dicapai setelah perbaikan dengan hasil sebelum perbaikan.
3. Evaluasi pula efek-efek sampingan yang tidak diharapkan baik dalam bentuk kualitas, cost, delivery, safety, dll.
4. Buat ringkasan tentang keuntungan yang diperoleh dari hasil improvement baik keuntungan dalam bentuk uang ataupun bentuk lain.
5. Bila hasil penanggulangan kurang memuaskan, periksa kembali rencana kerjanya sudah baik atau belum?
2.5.8 Standarisasi dan rencana berikut
Hal-hal yang perlu dilakukan :
1. Kemukakan masalah-masalah yang masih ada. Masalah umumnya tidak dapat ditanggulangi dengan sempurna. Walaupun tidak tuntas, sebaiknya dibuat daftar apa aja yang sudah dikerjakan dengan baik dan apa saja yang belum baik
2. Buat rencana yang akan dilakukan dengan masalah yang masih tertinggal. Masalah yang terpenting dipilih sebagai tema untuk aktivitas selanjutnya.
3. Pikirkan dan ulas apa saja yang sudah berjalan dengan baik dan apa saja yang belum baik.
2.6 Tujuh alat yang digunakan dalam perbaikan mutu
2.6.1 Check Sheet
Check Sheet adalah merupakan alat yang mutlak diperlukan bagi mereka yang melaksanakan penelitian dan pengendalian kualitas atau kuantitas barang ataupun jasa. Karena dari data yang didapat / dikumpulkan dapat mengambil suatu gambaran, kesimpulan ataupun keputusan yang akurat.Tanpa mempunyai data membuat pengambilan kesimpulan / keputusan ataupun rencana tindakan hanya berdasarkan kira-kira saja, sehingga bukan suatu yang mustahil akhirnya kesimpulan / keputusan akan jauh dari yang diharapkan.
Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam membuat Check Sheet, antara lain :
 Sasarannya harus jelas
 Keterangan yang diperlukan memenuhi sasaran
 Dapat diisi dengan mudah dan cepat
 Dapat disimpulkan dengan cepat

2.6.2 Stratifikasi
Yaitu mengkalisifikasikan data/masalah menjadi kelompok yang sejenis yang lebih kecil atau menjadi unsur-unsur tunggal dari data/masalah sehingga menjadi lebih jelas.
Fungsi stratifikasi adalah untuk mengetahui secara terperinci pengelompokan faktor-faktor yang akan mempengaruhi karakteristik mutu sehingga mudah di analisis.

2.6.3 Diagram Pareto
Diagram Pareto adalah kombinasi dua macam bentuk grafik yaitu grafik kolom dan grafik garis, berguna untuk :
 menunjukkan masalah utama/pokok masalah.
 menyatakan perbandingan masing-masing masalah terhadap keseluruhan.
 menunjukkan perbadingan masalah sebelum dan sesudah perbaikan.

2.6.4 Diagram Sebab Akibat (Fishbone Diagram)
Disebut juga “ Grafik Tulang Ikan”, yaitu diagram yang menunjukkan sebab akibat yang berguna untuk mencari atau menganalisa sebab - sebab timbulnya masalah sehingga memudahkan cara mengatasinya.
Penggunaan Analisis Sebab Akibat :
 Untuk mengenal penyebab yang penting.
 Untuk memahami semua akibat dan penyebab.
 Untuk membandingkan prosedur kerja.
 Untuk menemukan pemecahan yang tepat.
 Untuk memecahkan hal apa yang harus diilakukan.
 Untuk mengembangakan proses.
2.6.5 Histogram
Histogram adalah bentuk dari grafik kolom yang memperlihatkan distribusi yang diperoleh bila mana data dalam bentuk angka telah terkumpul. Meskipun suatu histogram dibuat berdasarkan contoh data, namun tujuannya adalah untuk memberikan saran mengenai kemungkinan distribusi keseluruhan data (populasi) yang contoh datanya diambil. Dalam Histogram, nilai dari peubah berkesinambungan digambarkan pada sumbu horizontal yang dibagi dalam kelas atau sel yang mempunyai ukuran sama. Biasanya ada satu kolom untuk tiap kelas dan tingginya kolom menggambarkan jumlah terjadinya nilai data dalam jarak yang digambarkan oleh kelas. Histogram ini dipakai untuk menentukan masalah dengan melihat bentuk dan sifat dispersi dan nilai rata-rata.

2.6.6 Diagram Tebar (Scatter Diagram)
Menggambarkan hubungan antara dua data yang dipetakan dalam suatu diagram. Diagram tebar digunakan sebagai alat penguji hubungan antara sebab dan akibat.
2.6.7 Grafik / Peta Kendali
Grafik adalah kumpulan data yang dinyatakan dalam bentuk gambar secara sistematis. Gunanya grafik :
a) Mempermudah, memperjelas serta mempercepat pembacaan data.
b) Dapat memaparkan data yang lalu dan data yang baru sekaligus.
c) Dapat melihat dengan jelas perbadingan dengan data lain yang berhubungan.
d) Untuk membantu / mempermudah manganalisa dalam pengambilan keputusan berbagai jenis grafik digunakan, yang pemakaiannya tergantung pada tujuan analisis.