2.1. Defenisi 5S
5S adalah teknik didalam penataan sisitem kerja yang berprinsip pada konsep perapihan, peyusunan, pembersihan, dan pemeliharaan. Bila hai ini diupayakan mejadi suatu kebiasaan, maka akan menjadi 5S. 5S ini merupakan implementasi dari kaizen yang digunakan peruahaan-perusahaan jepang. Lima langkah ini dalam bahasa jepang sering disebut dengan seiri,seiton, seiso, seiketsu, dan shitsuke.
Istilah-istilah lain 5S yaitu:
5S juga merupakan budaya tentang bagaimana seorang memperlakukan tempat kerjanya secara benar sehingga dapat diciptakan kemudahan bekerja.
Tujuan 5S selain untuk menciptakan semangat untuk mematuhi seluruh aturan yang ditetapkan, bertujuan juga:
1. Efisiensi kerja (Optimalisasi sumber daya)
2. Produktivikasi kerja (Peningkatan nilai tambah pada hasil kerja)
3. Kualitas kerja (Kesesuaian hasil kerja terhadap kebutuhan)
4. Keselamatan kerja (Pekerjaan dapat dilakukan secara aman dan selamat)
5. Kenyamanan Kerja
Selain itu 5S berupaya mencapai target akhir yaitu:
1. Meningkatkan standar pengawasan (kontrol).
2. Meningkatkan karakter dan martabat perusahaan dan pegawainya.
3. Menghadirkan sistim organisasi yang aktif.
2.2. 5S Sebagai Dasar Penyempurnaan
2.2.1. Seiri
Seiri (Pemilahan) dapat didefinisikan:
1. Memisahkan barang secara jelas ke dalam kelompok yang tidak perlu
2. Membuang yang tidak perlu dan menyimpan yang perlu sesuai dengan tingkat kepentingannya dan frekuensi penggunaannya
Dengan pemilahan (seiri), kita dapat terbebas dari dokumen dan barang-barang yang tidak diperlukan. Seangkan barang yang diperlukan tersimpan dalam kelompok-kelompok yang sesuai dengan tingkat kepentingannya sehingga bila dibutuhkan, dokumen dan barang-barang tersebut dapat ditemukan dengan mudah dan cepat.
Beberapa Manfaat Pemilahan:
1. Ruang dapat dimanfaatkan secara lebih efektif
2. Mencegah barang-barang dari resiko keusangan dan kerusakan
3. Mempersingkat waktu dalam mencari barang yang diperlukan
4. Menurunkan jumlah persediaan
5. Menurunkan waktu pemeliharaan
Jadi pemilahan dapat menurunkan biaya produksi, meningkatkan efisiensi, meningkatkan produktivitas sertakeselamatan kerja lebih terjamin.
Dalam melakukan pemilahan perlu diambil Keputusan yang mantap, antara lain:
1. Apa yang akan dipilah
2. Mengapa pemilahan perlu dilakukan
3. Dimana pemilahan akan dilakukan dan dimana
barang-barang hasil pemilahan akan disimpan
4. Bagaimana pemilahan akan dilakukan. Tetapkan
metode yang akan digunakan
5. Kapan pemilahan akan dilakukan.
6. Siapa yang melakukan pemilahan.
Untuk mengambil suatu keputusan dapat dilakukan dengan cara sebagai berikut:
1. Alat kerja. Alat periksa dan alat ukur yang diperlukan dan tidak diperlukan dalam pekerjaan dipisahkan.
2. Alat kerja dan alat periksa yang untuk sementara waktu tidak digunakan disimpan pada tempat yang terpisah
3. Barang-barang didepan alat pemadam kebakaran, panel box dan barang perawatan lainnya dipisahkan
4. Lokasi kerja dan jalan dibedakan
Suatu cara untuk mengidentifikasi barang tidak perlu atau berada ditempat yang salah yaitu:
1. Membuat peraturan
2. Identifikasi barang tak perlu dan salah tempat
3. Tempel red tags
4. Pindahkan ke holding area
5. Keluarkan barang yang tidak perlu
Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam proses pemilahan yaitu:
1. Penempatan hasil produksi. Bahan suku cadang dan peralatan lainnya dipisahkan.
2. Dokumen dan kertas kerja dipisahkan sedemikian rupa agar langsung dapat ditentukan hanya dengan melihat saja.
3. Tidak membiarkan barang yang tidak perlu di dalam lokasi pekerjaan
4. Pisahkan antara jenis-jenis sampah dan kotoran
5. Tidak ada barang yang tidak berguna diatas meja kerja ataupun lemari
Langkah –langkah pemilahan yang dapat dilakukan antara lain:
1. Tetapkan apa yang akan dipilah
2. Pisahkan mana yang:
(a) perlu
(b) tidak perlu
3. Buang yang tidak perlu
4. Kelompokkan yang perlu ke dalam katagori:
(a) tidak penting
(b) berlebih
(c) Digunakan sehari-hari
5. Simpan yang tidak penting dan berlebih secara terpisah
6. Tetapkan bagaimana menangani barang-barang yang tidak penting dan berlebih
7. Kelompokkan barang-barang yang digunakan sehari-hari menurut:
a) Tujuan
b) Fungsi
c) jenisnya
8. Tempatkan barang-barang yang digunakan sehari-hari dalam rak pemilahan menurut pengelompokkannya
9. Sesuaikan penempatan rak jika jumlah barang-barang berkurang atau bertambah
10. Tuliskan kembali daftar pengelompokkan barang atau hapuskan sesuai keperluan
11. Tuliskan kembali identitas rak atau hapuskan sesuai keperluan
12. Tuliskan kembali nomor-nomor barang atau hanya memberi tanda pada barang-barang baru
2.2.2. Seiton
Seiton-Rapih- Penataan adalah Merapihkan atau menata barang-barang yang telah diringkasi sedemikian rupa, sehingga barang yang diperlukan mudah diambil dan dikembalikan pada tempatnya. Dengan penataan (seiton). Sarana-saranA kerja ditempatkan sedemikian rupa sehingga pekerjaan dapat dilakukan dengan cepat dan benar, Serta ketentuan-ketentuan SQP (Safety=Keselamatan; Quality = Kualitas; Productivity = Produktivitas) dapat terpenuhi.
Manfaat dari penataan yaitu Ditempat kerja, pemilahan perlu mendapat perhatian serius karena memiliki manfaat besar dan jelas. Sebaliknya, penataan sering terabaikan, karena dianggap kurang memberi manfaat besar. Dengan terabaikannya kegiatan penataan maka hasil akan menjadi kurang maksimal.
Sebagai contoh dalam persiapan membuat kue, bahan-bahan yang diperlukan sudah dipersiapkan, demikian pula peralatan memasaknya. Dengan penataan yang baik di dekat tempat memasak, maka apabila diperlukan. Kita tahu persis dimana diletakkan dan mudah menjangkaunya. Untuk aktivitas yang lebih kompleks, seperti yang dilakukan di pabrik, penataan menjadi bagian penting karena dapat meningkatkan waktu produktif dengan menurunkan waktu persiapan penyetelan peralatan, menekan cacat, kerusakan, kecelakaan, serta polusi
Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam proses penataan antaralain:
1. Alat kerja, alat periksa dan ukur yang diperlukan diatur dan ditempatkan secara terpisah sehingga mudah terjangkau.
2. Tidak menaruh barang pada tempat yang dapat mengganggu pekerjaan.
3. Cara menaruh dan menyusun bahan dan suku cadang lainnya harus aman.
4. Alat kerja dan alat periksa selalu teratur. Tidak menaruh yang rusak maupun yang jelek.
5. Tidak menaruh barang yang berbahaya selain pada tempat yang telah ditentukan.
6. Setelah digunakan alat pembersih disimpan pada tempat yang telah ditentukan.
7. Dokumen dan kertas kerja diatur sedemikian rupa agar langsung dicari dengan mudah.
8. Petunjuk jalan yang penting dan tempat penyimpanan barang harus tertera jelas.
9. Tempat meletakkan bahan, barang produksi, kotak kosong dan kereta dorong terlihat jelas.
10. Papan pengumuman terletak pada tempat yang mudah dilihat.
11. Para penanggung jawab pada waktu akan menggunakan alat pemadam kebakaran dan hydrant harus diberi tanda pengenal agar mudah dikeluarkan setiap saat untuk melaksanakan tugasnya.
12. Tidak meletakkan barang-barang dijalanan yang dapat mengganggu fungsi jalan tersebut.
13. Identitas barang harus jelas.
Adapun langkah-langkah dalam proses penataan antaralain:
1. Melakukan persiapan di luar waktu operasi yang sesungguhnya
2. Mengelompokkan peralatan peralatan yang dibutuhkan untuk satu kegiatan dalam satu perangkat
3. Menerapkan operasi paralel dimana sekelompok karyawan melakukan kegiatan penyiapan secara serempak.
4. Mengubah sistem pembagian tugas supaya lebih merata dan mengatasi kemungkinan bottleneck (pekerjaan terhambat karena adanya penumpukkan di dsatu orang atau unit kerja).
5. Teliti kembali seluruh kegiatan untuk menggali peluang meringkas menggabungkan mengubah urutan, serta menyederhanakan proses.
2.2.3. Seiso
Seiso-pembersihan-resik adalah kegiatan menghilangkan sampah, kotoran, dan benda asing. Kegiatan pembersihan tidak harus dilakukan setelah seiri dan seiton) sebelumnya karena sebelum, selama, dan sesudah kedua kegiatan tersebut, pembersihan dapat dilakukan.
Dengan pembersihan (Seiso), barang, alat, dan tempat kerja dibersihkan dari sampah kotoran. Selain itu, pembersihan juga berfungsi menunjukkan kerusakan-kerusakan yang ditemukan ketika barang, alat dan tempat kerja dibersihkan. Sehingga kegiatan pembersihan dapat dipandang sebagai kegiatan inspeksi secara terus-menerus. Dengan pembersihan, fasilitas kerja menjadi bersih (dari kotoran) dan handal (hanya mengandung sedikit kerusakan).
Bila pembersihan dilakukan dengan benar, selalu ada manfaat yang dapat diperoleh.
Sebagai contoh pembersihan fasilitas mekanis, berarti kegiatan membersihkan fasilitas dari sampah dan kotoran, memeriksa dan menyentuh fasilitas tersebut dari atas sampai bawah sehingga kerusakan-kerusakan tersembunyi dan kecil seperti kendor, bocor, suara-suara tidak normal, dan sebagainya, dapat segera dideteksidan diperbaiki sebelum kerusakan tersebut menjadi parah.
Hal-hal yang harus diperhatikan dalam proses pembersihan yaitu:
1. Semua tempat di Lokasi kerja harus terjangkau untuk dibersihkan.
2. Alat kebersihan yang diperlukan semuanya harus tersedia.
3. Lantai maupun jalanan tidak terkotori oleh debu maupun minyak.
4. Pipa dan kabel listrik tidak boleh kotor dan tidak boleh terkena minyak.
5. Tidak boleh ada alat penerangan dan kipas angin yang kotor.
6. Pembuangan puntung rokok pada tempat yang aman dan dalam jangka waktu tertentu.
7. Tidak membiarkan sisa bahan kimia, sisa bahan dan tempat kosong disembarang tempat.
8. Mesin, fasilitas, peralatan air dan lain-lain dikontrol agar selalu dibersihkan dalam jangka waktu tertentu.
9. Kaleng kosong tersimpan pada tempat yang telah ditentukan dan teratur.
10. Tidak ada mesin, peralatan dan fasilitas yang rusak, kalau ada rencanakan untuk memperbaikinya.
11. Tidak ada tempat di lokasi kerja yang berdebu.
12. Dibuat pembagian kerja untuk membersihkan lingkungan kerja.
Adapun langkah-langkah yang harus diperhatikan antara lain:
1. Pembersihan harus dilakukan dalam waktu sesingkat mungkin sebelum dan sesudah kegiatan pemilihan dan penataan. Agar pembersihan dapat dilakukan dalam waktu singkat, maka dari awal sarana dan prasarana kerja harus dilindungi dari sampah dan kotoran. Tempat-tempat yang sulit dibersihkan harus dikurangi hdan kerusakan-kerusakan kecil harus segera diperbaiki.
2. Kegiatan pembersihan diatas harus dilakukan secara sistematis
3. Obyek-obyek yang dibersihkan meliputi juga lantai, gang dan langit-langit
2.2.4. Seiketsu
Seiketsu-pemantapan-rawat adalah Membakukan dan mempertahankan kegiatan pemilahan, penataan, dan pembersihan agar selalu ringkas, rapi, dan bersih. Elemen keempat dari program 5-S adalah pemantapan (seiketsu). Pemantapan juga berarti stadarisasi, yaitu kegiatan yang melibatkan pembuatan sistem yang jelas untuk memelihara agar manfaat dari ketiga “S” sebelumnya dapat diperoleh.
Pemantapan melibatkan aktivitas pembuatan label-label petunjuk-petunjuk yang mudah dipahami, maka setiap orang ditempat kerja (pabrik, bengkel maupun kantor) akan mengerti apakah suatu mesin, misalnya berfungsi dengan baik atau tidak
Hal-hal yang harus diperhatikan dalam pemantapan yaitu:
1. Tidak memakai pakaian yang tidak leluasa dalam pekerjaan.
2. Pakaian kerja, helmet, sepatu yang aman tidak dibiarkan kotor
3. Dispenser aqua, saluran pembuangan, tempat cuci tangan dan toilet selalu dalam keadaan bersih.
4. Meja, lemari, kursi, kipas angin dan air condisioner selalu dalam keadaan bersih.
5. Fasilitas darurat dilengkapi, obat-obatan dalam keadaan bersih.
6. Papan tulis dan papan pengumuman dalam keadaan bersih.
7. Tanda pengenal atau tanda petunjuk yang telah ditetapkan jelas terpasang.
8. Waktu mengeluarkan dokumen dan surat-surat secara darurat harus dalam keadaan mudah terjangkau dan tersusun jelas.
9. Lembar periksa bagi semua bagian yang memerlukan pemeriksaan rutin.
10. Tidak membawa barang pribadi ke dalam lokasi kerja.
2.2.5. Shitsuke
Shitsuke-rajin-pembiasaan adalah membiasakan untuk selalu mematuhi apa yang telah dibakukan . Istilah lain dari pembiasaan yaitu Sustain/ Disiplin.
Berbeda dengan ke 4-S lainnya, pembiasaan merupakan fenomena abstrak yang berkaitan erat dengan perasaan individu. Ditempat kerja, istilah pembiasaan (shitsuke) yang digunakan umumnya berarti menjaga kebersihan dan kerapian diri, dan mempunyai kebiasaan untuk mematuhi peraturan-peraturan tempat kerja. Oleh sebab itu, pembiasaan mempunyai peran yang sangat penting bagi terlaksananya ke-4-S lainnya. Tanpa pembiasaan, orang tidak dapat bersikap teguh untuk memlihara Pemilahan, Penataan, Pembersihan, dan Pemantapan.
Pada prinsipnya , karena pembiasaan ditujukan agar ke-4-S lainnya benar-benar diterapkan tanpa menjadi kendor, maka manfaat yang diberikan oleh pembiasaan adalah menjaga agar manfaat dari ke-4-S lainnya tetap terpelihara
Hal-hal yang harus diperhatikan dalam proses pembiasan yaitu:
1. Pakaian kerja, topi, kartu pengenal dan emblem dipakai secara benar.
2. Penampilan rapi dan berkelakuan sopan.
3. Berusaha melakukan salam ucapan dengan baik.
4. Melaksanakan komunikasi pagi.
5. Alat-alat perlindungan yang ditetapkan dipakai dengan baik pada waktu bekerja.
6. Melakukan pekerjaan sesuai dengan tata cara yang telah ditetapkan.
7. Membedakan secara tegas antara tugas dinas dan pribadi.
8. Melakukan pemeriksaan secara teratur pada waktu yang telah ditetapkan.
9. Mesin-mesin dan peralatannya terurus dengan baik.
10. Tempat istirahat karyawan selalu dijaga kenyamanannya.
11. Merokok pada tempat yang telah ditentukan.
12. Asbak selalu dalam keadaan bersih.
13. Matikan lampu bila tidak digunakan.
14. Penerapan on the job training sesuai standar kerja ( SOS ).
15. Menciptakan latihan kerja dan penggunaan alat kerja.
Shitsuke selalu berpatokan pada peraturan:
1. Jadikan prosedur sebagai kebiasaan
2. Pelatihan yang benar terhadap seluruh karyawan
3. Buat perjanjian dari karyawan pabrik tentang perubahan dalam kebiasaan kerja
Langkah-langkah yang harus diterapkan untuk mencapai shitsuke yaitu:
1. Dasar-dasar pembiasan dimulai dari mentaati peraturan perusahaan, dan kebiasaan-kebiasaan yang berlaku di perusahaan. Supaya ditaati maka, peraturan kebiasaan serta hak perusahaan harus dipahami dulu melalui pelatihan
2. Kemudian sikap yang positif tersebut dilanjutkan dengan mentaati peraturan-peraturan untuk memelihara lingkungan kerja yang teratur dan menyenangkan
3. Mentaati sistem 4-SS untuk menyempurnakan tingkat produksi sebenarnya
4. Mentaati sistem produksi untuk meningkatkan produktivitas
Supaya ke-4-S dan pembiasaan dapat secara efisien berjalan, dapat dilakukan kegiatan-kegiatan untuk memotivasi karyawan. Contoh, beberapa perusahaan dapat menerapkan strategi label-merah, yaitu untuk tempat-tempat yang berantakan diberi label-label warna merah. Setelah tempat-tempat itu dibereskan, label merah diganti dengan label warna lain.
Strategi untuk memotivasi karyawan dapat pula dilakukan dengan pemberian sertifikat atau hadiah pada tempat kerja dengan hasil penyempurnaan terbaik. Dapat pula diadakan “Perang” antar unit kerja untuk memperebutkan piala penyempurnaan lingkungan kerja.
